Gedragscode
Gedragscode voor de vertrouwenspersoon, aangesloten bij de LVV
Deze gedragscode is een richtlijn voor het professioneel handelen van de bij de Landelijke Vereniging van Vertrouwenspersonen (LVV) aangesloten vertrouwenspersonen (hierna: de gedragscode).
Onder vertrouwenspersonen worden zowel de interne als de externe vertrouwenspersonen begrepen en zowel vertrouwenspersonen ongewenste omgangsvormen als vertrouwenspersonen integriteit.
De Gedragscode dient zowel als informatievoorziening voor degenen die zich tot de vertrouwenspersoon wenden als voor de organisatie bij welke de vertrouwenspersoon werkzaamheden verricht en/of door welke organisatie de vertrouwenspersoon is aangesteld (intern of extern op basis van een opdracht) (hierna: de organisatie) en als maatstaf voor de klachtencommissie bij het toetsen van de wijze waarop de vertrouwenspersoon zijn taak uitoefent.
Met de in de gedragscode genoemde ‘melder’ wordt de persoon bedoeld die zich tot de vertrouwenspersoon wendt in verband met ongewenste omgangsvormen danwel bij het vermoeden van een misstand of het vermoeden van een onregelmatigheid (mogelijke integriteitsschending).
Beroepsethiek en integriteit
De vertrouwenspersoon gedraagt zich zoals van een behoorlijk vertrouwenspersoon mag worden verwacht, namelijk dat deze de professionele code, de gedragscode en de algemene sociale en ethische normen en waarden naleeft en handhaaft, ook bij druk van buitenaf om hiervan af te wijken. Deze treedt tenminste op als een bekwaam en redelijk handelend vertrouwenspersoon, die de grootst mogelijke zorgvuldigheid in acht neemt.
De vertrouwenspersoon is zich ervan bewust dat onder het naleven van sociale en ethische normen onder meer valt het niet aannemen van giften en geschenken en het niet aangaan of onderhouden van persoonlijke relaties, van welke aard dan ook, met de melder.
Transparantie
De vertrouwenspersoon verschaft de melder en de organisatie duidelijkheid over de rol, taken en positie als vertrouwenspersoon en wat de betrokkenen mogen verwachten.
Onafhankelijkheid
De vertrouwenspersoon stelt zich onafhankelijk op. De vertrouwenspersoon dient zich uitsluitend te laten leiden door de belangen van de melder en nimmer door eigen belang, dan wel eventuele belangen van de organisatie.
De vertrouwenspersoon staat naast de melder en begeleidt en ondersteunt deze. Nimmer mogen handelingen worden verricht tegen de wil van de melder, tenzij wettelijke bepalingen anders bepalen of sprake is van een conflict van plichten waardoor gewetensnood ontstaat.
De vertrouwenspersoon treedt niet op als bemiddelaar.
De vertrouwenspersoon is geen onderzoeker en doet niet aan waarheidsvinding.
Vertrouwelijkheid
De vertrouwenspersoon heeft een geheimhoudingsplicht, die ook voortduurt na beëindiging van de begeleiding van de melder, ten aanzien van wat deze in zijn hoedanigheid als vertrouwenspersoon verneemt, tenzij wettelijke regelingen anders bepalen of sprake is van een conflict van plichten waardoor deze in gewetensnood komt. Meer in het bijzonder geldt voor de vertrouwenspersoon integriteit dat, indien de melder een vertrouwelijke melding inzake een vermoeden van een misstand of een onregelmatigheid doet (de melder wil niet dat zijn identiteit bekend wordt gemaakt), deze als intermediair namens de melder de melding bij de organisatie doet.
De vertrouwenspersoon heeft geen wettelijk verschoningsrecht. De geheimhoudingsplicht van de vertrouwenspersoon vervalt tevens voor zover de vertrouwenspersoon dit nodig heeft om zich te kunnen verweren in (pre) juridische procedures, inclusief de klachtprocedure van de LVV als bedoeld in het Reglement Klachtencommissie van de LVV.
De vertrouwenspersoon stelt de melder aan het begin van het eerste gesprek van de aard en omvang van de geheimhoudingsplicht op de hoogte. Daarnaast dient de vertrouwenspersoon onmiddellijk aan de melder te melden zodra zich een situatie voordoet dat de vertrouwenspersoon op grond van gewetensnood, wettelijke bepalingen of anderszins zijn geheimhoudingsplicht moet doorbreken. De vertrouwens-persoon handelt bij het doorbreken van de vertrouwelijkheid volgens het bij deze gedragscode gevoegde protocol ‘doorbreken vertrouwelijkheid’.
Kernwaarden en competenties
De essentie van de beroepshouding is dat de vertrouwenspersoon integer en betrouwbaar is, het vak naar beste kunnen uitoefent.
Persoonlijke kwaliteiten zijn daarbij essentieel; van de vertrouwenspersoon mag verwacht worden dat hij evenwichtig, flexibel en doortastend is alsmede over empathisch vermogen beschikt. Tevens dat deze materiedeskundig is, vaardig in gespreksvoering, en kennis heeft van de sociale kaart en hulpverleningsinstanties.
De vertrouwenspersoon treedt uitsluitend als zodanig op indien hij daartoe voldoende geschoold en gekwalificeerd is conform de door de LVV gestelde eisen en kernwaarden.
De vertrouwenspersoon heeft de bereidheid zich doorlopend bij te scholen en verder te ontwikkelen als vertrouwenspersoon.
(Tussentijds) beëindigen werkzaamheden voor de melder
De vertrouwenspersoon kan op basis van eigen professionele verantwoordelijkheid en naar de eisen van de redelijkheid de opvang en begeleiding van de melder (tussentijds) beëindigen. Indien de vertrouwenspersoon tussentijds beëindiging overweegt dient deze dit voorafgaand met de melder te bespreken, tenzij sprake is van een zodanige situatie dat dit in alle redelijkheid niet kan worden gevraagd van de vertrouwenspersoon. Voorts dient de vertrouwenspersoon zoveel mogelijk zorg te dragen voor doorverwijzing naar andere vertrouwenspersonen en/of hulpverleners.
Klachtenbehandeling
De vertrouwenspersoon is onderworpen aan de gedragscode en het daarop van toepassing zijnde Reglement Klachtencommissie van de LVV, dat integraal deel uitmaakt van de gedragscode. De klachtencommissie is bevoegd het functioneren van de vertrouwenspersoon te toetsen, indien daaromtrent een klacht door een melder wordt ingediend.
De vertrouwenspersoon tegen wie zich een klacht richt is verplicht gevolg te geven aan een oproeping van de Klachtencommissie en tot het direct verstrekken van door de Klachtencommissie gevraagde inlichtingen met betrekking tot de behandeling van een klacht.
De vertrouwenspersoon dient zich primair in te spannen om een klacht met de melder zelf op te lossen. De vertrouwenspersoon informeert de melder over het bestaan van het Reglement Klachtencommissie en wijst de melder op de vindplaats op de website van de LVV dan wel stelt de melder in staat om hierover te kunnen beschikken.
Dossiervorming
De vertrouwenspersoon dient de dossiers van de melder zodanig te bewaren dat ze niet toegankelijk zijn voor derden.
Het dossier dat de vertrouwenspersoon opbouwt blijft vertrouwelijk, tenzij openbaarmaking noodzakelijk is op grond van wettelijke regelingen en/of in het kader van de klachtenprocedure voor de klachtencommissie van de LVV.
Slechts met instemming van de melder zal een lopend dossier kunnen worden overgedragen aan een nieuw aangestelde vertrouwenspersoon.
De vertrouwenspersoon gaat zorgvuldig en respectvol om met persoonsgegevens. Bij het verwerken en bewaren van deze gegevens handelt de vertrouwenspersoon in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en worden de gegevens niet langer bewaard dan strikt noodzakelijk.
De maximale bewaartermijn van dossiers waarvan de kwestie is afgerond is twee jaar. Na twee jaar moeten de dossiergegevens definitief worden verwijderd en vervolgens worden vernietigd.
Versiebeheer
- Vastgesteld op de ALV van 21 mei 2021.
- Tekstueel herzien in BV van 23 augustus 2024.
- Tekstueel herzien in Ledenraad op 20 maart 2026.